Ostatnia aktualizacja - 09.2009

Ekspedytor przygotowuje do wysłania towary, zarówno na terenie kraju jak i za granicę transportem samochodowym, kolejowym, lotniczym lub drogą wodną. Wysyłanym towarem może być każdy gotowy produkt czy półfabrykat; przesyłka pocztowa czy bagażowa; roślina lub zwierzę. W zależności od profilu przedsiębiorstwa, w którym jest zatrudniony, ekspedytor przygotowuje na przykład wysyłkę węgla, ropy naftowej, bagażu pasażera, korespondencji, bananów, wydawnictw periodycznych lub kwiatów doniczkowych. Ekspedytor organizuje wysyłkę towaru do nabywcy - kompletuje i przygotowuje produkt zamówiony drogą pocztową lub internetową.

Główne zadania zawodowe to:

- dokładne sprawdzanie zamówienia nabywcy z punktu widzenia możliwości jego realizacji;

- prowadzenie ewidencji zamówień;

- ustalanie kolejności przesyłek;

- kompletowanie zamówień, sprawdzanie przygotowanej przesyłki pod względem zgodności z zamówieniem;

- pakowanie zamówionego produktu i przygotowywanie go do wysyłki;

- prowadzenie dokumentacji wysyłki towaru;

- sporządzanie i ewidencja rachunków za przesłane towary.

Dodatkowo ekspedytor może zajmować się:

- wysyłaniem ulotek, folderów itp., zachęcających do dalszej współpracy;

- wysyłaniem ofert nowych produktów (katalogi) do potencjalnych odbiorców;

- prowadzeniem banku informacji o odbiorcach oraz aktualizowaniem posiadanych informacji;

- kontrolowaniem opłat pocztowych za przesyłki pod względem ich aktualności;

- wykonywaniem prac związanych z załatwianiem reklamacji.

Proces ekspedycji zaczyna się od uzgodnienia, podczas negocjacji z klientem, warunków realizacji zamówienia, a zwłaszcza: rodzaju, wielkości i liczby przesyłek, ceny, płatnika, środków transportu, warunków przewozu i czasu wykonania. Po zebraniu informacji o ciężarze, wymiarach i rodzaju przesyłki, ekspedytor sprawdza stosowne przepisy dotyczące wymaganej dokumentacji oraz ewentualnych ograniczeń przy transporcie danego produktu. Czynność ta jest szczególnie istotna przy wysyłce międzynarodowej. Zdarza się, iż w danym kraju istnieją pewne ograniczenia bądź całkowity zakaz przewozu niektórych towarów. To z kolei może pociągnąć za sobą wydłużenie czasu wykonania zamówienia, a nawet konieczność rezygnacji z jego realizacji. Ponadto w transporcie międzynarodowym mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, których nie stosuje się przy wysyłce krajowej.

Kolejnym etapem procesu ekspedycji jest ustalenie środka transportu, trasy przejazdu oraz kosztów przewozu. Istotnym elementem jest zarezerwowanie miejsca w środku transportu, zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo zatrudniające ekspedytora korzysta z usług firmy transportowej, lub gdy nie można dowieźć towaru bezpośrednio do punktu docelowego i występuje konieczność zmiany środka transportu. W takich momentach niezbędna okazuje się umiejętność pracy w sieci komputerowej. Znając towar i warunki jego wysyłki, ekspedytor przystępuje do sporządzenia dokumentacji, która zazwyczaj składa się z trzech rodzajów dokumentów: listu przewozowego, listu ładunkowego oraz faktury. List przewozowy można określić mianem biletu towarowego, zawiera bowiem podstawowe dane o miejscu nadania i miejscu przeznaczenia przesyłki; adnotacje o środku transportu oraz płatniku. W liście ładunkowym określa się parametry wysyłanego towaru: liczbę, ciężar, rodzaj, cenę, wartość.

Na podstawie informacji umieszczonych w liście przewozowym sporządza się następnie fakturę. Każdy z dokumentów wypisany jest w kilku egzemplarzach, co ułatwia załatwianie formalności związanych z transportem, a w uzasadnionych wypadkach pozwala na wyjaśnienie reklamacji.

Następną fazę stanowi przygotowanie samego towaru do wysyłki. Czynnością podstawową jest tu nadzór nad pracownikami odpowiedzialnymi za załadunek: przesyłka musi być właściwie zabezpieczona przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pakowanie, oklejanie, ważenie i mierzenie - to tylko niektóre z czynności podlegające kontroli ekspedytora na tym etapie. Kolejnym krokiem jest wydanie dyspozycji, by przygotowano transport oraz przekazanie towaru do załadunku. W mniejszych przedsiębiorstwach ekspedytor sam nadzoruje załadunek, w dużych zakładach zadanie to przejmuje specjalny pracownik. Po załadunku ekspedytor powinien sprawdzić zgodność przesyłki z dokumentacją, która jest wysyłana razem z towarem.

W większości firm ekspedytor nie tylko przygotowuje towar do wysyłki, lecz także musi załatwić wszystkie sprawy związane z nadejściem przesyłki. Przede wszystkim powinien sprawdzić, kto jest odbiorcą, a następnie powiadomić klienta o nadejściu przesyłki i skontrolować zgodność towaru z dokumentacją. Przy transporcie międzynarodowym kolejnym etapem będzie uzgodnienie odprawy celnej oraz opłacenie niezbędnych kosztów (np. opłat lotniskowych). Do zadań ekspedytora należy też dowóz ładunku do klienta lub wydanie go, gdy klient przyjeżdża osobiście. W mniejszych firmach istnieje tendencja, by zadania ekspedytora łączyć z zadaniami innego stanowiska pracy, np. łączyć je z pracą kierowcy.