Ostatnia aktualizacja - 09.2009

ZADANIA I CZYNNOŚCI ROBOCZE

Zadaniem zaopatrzeniowca jest dostarczanie wyrobów, narzędzi, maszyn, materiałów i surowców niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy (przedsiębiorstwa, instytucji, organizacji). Aby dokonać zakupu właściwych materiałów czy narzędzi zaopatrzeniowiec ściśle współpracuje z pracownikami działów, dla których dokonuje zakupu. W wielu firmach funkcjonują programy komputerowe umożliwiające składanie do zaopatrzenia zamówień przez poszczególne działy firmy. Zaopatrzeniowiec powinien dysponować informacjami o potencjalnych producentach, pośrednikach i dostawcach mogących zapewnić zakup i dostawę wyrobu. Tworzy więc system kartotek w postaci skomputeryzowanych baz danych, by móc w razie potrzeby szybko wyszukać informacje niezbędne do dokonania zakupu. Zaopatrzeniowiec prowadzi wiele rodzajów kartotek. Między innymi teczki katalogowe, w których zbiera katalogi dostawców i literaturę promocyjną, kartoteki sprzedawców gromadzące wszelkie informacje i adnotacje o dotychczasowych kontraktach, jakie firma podpisała z danym sprzedawcą oraz kartoteki towarowe, w których rejestrowane są nabywane wyroby.

Kolejnym zadaniem zaopatrzeniowca jest analiza potencjalnych dostawców, towarów i usług. Odpowiednie i wyczerpujące informacje pozwalające na jej przeprowadzenie zaopatrzeniowiec uzyskuje korzystając jednocześnie z wielu źródeł informacji (np. branżowych katalogów firm działających na rynku, Internetu, informacji zdobytych podczas targów i wystaw odwiedzanych w czasie podróży służbowych). Bardzo ważne jest również przeglądanie ofert lub odpowiedzi na zapytania ofertowe; nawiązywanie kontaktów z instytutami i ośrodkami badawczymi mogącymi udzielić odpowiednich informacji oraz gromadzenie danych z wydawnictw statystycznych. Zaopatrzeniowiec powinien również umieć dokonać porównania cen i jakości wyrobów, które zamierza zakupić.

Kolejnym zadaniem zaopatrzeniowca jest opracowanie planu zakupów. Plan taki jest ustalany w porozumieniu z innymi działami przedsiębiorstwa i obejmuje rodzaje i szczegółowy asortyment niezbędnych materiałów i wyrobów. Następnie zaopatrzeniowiec przeprowadza wstępną selekcję otrzymanych ofert i przystępuje do negocjacji z wybranymi dostawcami, prowadząc z nimi bezpośrednie lub telefoniczne rozmowy. Przedmiotem negocjacji są: uzgodnienia techniczne, których efektem powinno być pełne przekonanie zaopatrzeniowca, że dostawca może dostarczyć potrzebne materiały i wyroby gotowe, następnie uzgodnienia organizacyjne dotyczące terminów dostaw oraz najtrudniejsze w negocjacjach - uzgodnienia cenowe. Zaopatrzeniowiec powinien posiadać umiejętność oszacowania potencjalnego zysku producenta. Takie oszacowanie może być punktem wyjścia negocjacji cenowych.

Zaopatrzeniowcy pracujący w dużych firmach posiadających wielostanowiskowe działy zakupów (zaopatrzenia) mogą awansować na stanowisko kierownika działu zakupów. Jego głównym zadaniem jest przełożenie celów, jakie firma chce osiągnąć (np. zwiększenia produkcji) na konkretne zadania, jakie w związku z tym celem powinny zostać wykonane przez dział zakupów. W tym celu ściśle współpracuje z kierownikami innych działów. Kierownik działu zakupów kieruje również pracą swoich podwładnych i monitoruje jej efekty.

Obok „tradycyjnego” zaopatrzeniowca w zawodzie tym coraz częściej można spotkać się ze specjalistą do spraw logistyki zaopatrzenia. Osoba zatrudniona na tym stanowisku zajmuje się problemami zaopatrzenia w sposób kompleksowy, tzn. zarządza całym skomplikowanym łańcuchem dostaw towarów do przedsiębiorstwa. W szczególności specjalista ds. logistyki uczestniczy w opracowaniu planu zakupów. Zatwierdza ten plan w oparciu o zgłoszone i przeanalizowane zapotrzebowanie wydziałów przedsiębiorstwa. Współpracując z kompetentnymi komórkami organizacyjnymi firmy, uczestniczy w planowaniu produkcji i wielkości zapasów. Specjalista ten organizuje i nadzoruje: transport surowców i materiałów od dostawcy; przyjmowanie i magazynowanie towarów; dostarczanie produktów do pierwszego stanowiska produkcyjnego oraz gospodarkę zapasami w zakładach.